تنظيم المؤتمرات العلميـة

لائحة تنظيم المؤتمرات العلمية للجمعية

1- بناء على المادة الثالثة من القواعد المنظمة للجمعية تعقد الجمعية المؤتمر العلمي السنوي مرة كل عام ويمكن عقد دورات وندوات تخصصية خلال أو خارج المؤتمر السنوي تحت اشراف اللجنة العلمية للجمعية

2- اللجنة العلمية للجمعية تشرف وتعنى بجميع النشاطات العلمية للجمعية من الناحية العلمية والإدارية والمالية

3- مؤتمرات الجمعية السنوية عادة ما تقام في كل من مدينة الرياض أو جدة أو الخبر نظرا لوجود الإمكانيات المتاحة ويمكن عقد مؤتمر الجمعية في مدن أخرى على أن تتولى اللجنة العلمية للجمعية البرنامج العلمي وتتولى اللجنة المنظمة للمؤتمر أعمال المؤتمر تحت الإشراف اللصيق من قبل الجمعية

4- تعمل الجمعية على جدولة مكان وزمان مؤتمرات الجمعية السنوية لسنوات ثلاث متتالية وتعمل على التنسيق المسبق لإعطاء وقت كاف للتحضير المبكر لمؤتمرات الجمعية.

5- مؤتمرات الجمعية هي في الأصل سعودية ابتداء وعليه يجب تشجيع واستضافة المؤهلين والمميزين من السعوديين وحثهم على المشاركة الفعالة وفي نفس الوقت إعطاء  الأطباء السعوديين كافة الفرص في المشاركة وحضور المؤتمر بالإضافة إلى دعم وتشجيع الأطباء تحت التدريب في المشاركة وحضور المؤتمر.

6- تتقدم المؤسسات الطبية بطلب استضافة المؤتمر إلى الجمعية على أن يحوي الطلب تسمية رئيس المؤتمر الذي يجب أن يكون عضوا عاملا في الجمعية  وان يكون من الاستشاريين المعروفين بكفاءته لدى الجمعية وفي حالة تم تغير رئيس المؤتمر فيجب اخذ موافقة الجمعية مسبقا كذلك يجب أن يحوي الطلب الاستعدادات والإمكانيات التي يمكن للمؤسسة أن تسخرها لتنظيم المؤتمر.

7- تعرض طلبات الاستضافة  لمؤتمرات الجمعية على الجمعية العمومية للمناقشة واخذ الموافقة بالتصويت.

8- خلال شهر من الموافقة في الجمعية العمومية تبعث الجمعية الموافقة الخطية لعقد المؤتمر للمؤسسة الني سوف تستضيف المؤتمر وتدعو الجمعية إلى اجتماع مع منظمي المؤتمر في مقر المؤتمر وفي هذا الاجتماع تتم معاينة الإمكانيات ومدى استعداد المؤسسة للتنظيم وملائمة المقر للاستضافة كما يتم الاتفاق على الأمور الإدارية والمالية والتنظيمية وخلال أسبوع من الزيارة تقوم الجمعية بعمل تقرير مفصل يوضح مرئيات الجمعية وما تم الاتفاق عليه من أمور إدارية ومالية وتنظيمية وبعد موافقة مجلس الإدارة على التقرير يرسل إلى المؤسسة المنظمة مع بعث صورة لرئيس المؤتمر .

9- تتشكل اللجان التنظيمية والعلمية للمؤتمر بمعرفة الجمعية خلال الثلاثة الأشهر الأولى على أن ترشح الجمعية ممثلا لها يكون أحد أعضاء اللجنة العلمية للمؤتمر ويقوم بمهمة التنسيق بين الجمعية ومنظمي المؤتمر . كما يجب أن تحتوي اللجنة العلمية على أعضاء من المؤسسات و المستشفيات الأخرى في مقر المؤتمر.

10- تشرك اللجنة العلمية للمؤتمر رؤساء المجموعات التخصصية للجمعية كل في اختصاصه وحسب البرنامج العلمي المتفق عليه ويمكن الاتفاق على تخويل المجموعة التخصصية لاقتراح وتنظيم البرنامج العلمي لذلك التخصص

11- للجمعية الحق في سحب الموافقة لتنظيم المؤتمر في حالة تعثر تنظيم المؤتمر لأي من الأسباب التي تراها الجمعية وذلك بعد مناقشة الموضوع في مجلس الإدارة وأخذ موافقته ويجب إخطار المؤسسة المنظمة ورئيس المؤتمر خطيا وفي حينه.

12- تتولى الجمعية مخاطبة المؤسسات والشركات الداعمة للمؤتمر ويقدم جميع الدعم المالي باسم الجمعية ويودع في حسابها ويتم الصرف على فعاليات المؤتمر حسب ما اتفق عليه مع منظمي المؤتمر.

13- تقوم اللجنة المنظمة للمؤتمر بعمل ونشر الإعلان الأولي خلال الثلاثة الأشهر الأولى بعد الموافقة الأولية تليها بعد ذلك الإعلانات الأخرى في حينها على أن يكون موقع الجمعية أول من ينشر الإعلان.

14- ممثل الجمعية لدى اللجنة العلمية للمؤتمر (عضو اللجنة) يقوم بالمشاركة في إعداد البرنامج العلمي وينسق دعوة واستضافة المتحدثين والمدعوين من داخل وخارج المملكة ويقوم بعرضها على مجلس إدارة الجمعية لأخذ الموافقة الإدارية والمالية.

15- إبان انعقاد المؤتمر تعقد الجمعية اجتماع الجمعية العمومية والذي يجب أن يتضمنه برنامج المؤتمر وأخذ موافقة الجمعية على مكانه وزمانه حتى يتسنى للجمعية عقد اجتماع الجمعية العمومية بالصورة المناسبة.

16- يحوي حفل افتتاح المؤتمر كلمة الجمعية يلقيها رئيس الجمعية أو من ينوب عنه ويدعى ويكرم خلال الافتتاح رئيس المؤتمر السابق ومن خدم الجمعية من قدماء وكبار أعضاء الجمعية.

17- خلال شهر من انتهاء المؤتمر يقدم رئيس المؤتمر تقريرا مفصلا عن سير عملية تنظيم المؤتمر وحصر السلبيات والايجابيات التي واجهت اللجنة المنظمة مرفقا به إحصائيات المؤتمر وبيانات الحضور والمشاركين وعناوينهم حتى يتسنى للجمعية دراسة التقرير والاستفادة من الإحصائيات المرفقة.ويتم مناقشة هذا التقرير في مجلس الإدارة واتخاذ ما يجب تجاهه  

18- يبعث رئيس الجمعية خطابات شكر للمؤسسة التي استضافت المؤتمر وكذلك لرئيس المؤتمر واللجان المشاركة في التنظيم وبعث ميدالية شكر وتقدير للمؤسسة التي استضافت المؤتمر.