التنظيم الداخلي بين الجمعية ومنظمي المؤتمرات
أولاً : طلب عقـد المـؤتمرات :
1. تتقدم المؤسسات الطبية بطلب استضافة المؤتمر إلى الجمعية على أن يحوي الطلب تسمية رئيس المؤتمر الذي يجب أن يكون عضوا عاملا في الجمعية وان يكون من الاستشاريين المعروفين بكفاءته لدى الجمعية وفي حالة تم تغير رئيس المؤتمر فيجب اخذ موافقة الجمعية مسبقا كذلك يجب أن يحوي الطلب الاستعدادات والإمكانيات التي يمكن للمؤسسة أن تسخرها لتنظيم المؤتمر.
2. تعرض طلبات الاستضافة لمؤتمرات الجمعية على الجمعية العمومية للمناقشة واخذ الموافقة بالتصويت.
3. خلال شهر من الموافقة في الجمعية العمومية تبعث الجمعية الموافقة الخطية لعقد المؤتمر للمؤسسة الني سوف تستضيف المؤتمر وتدعو الجمعية إلى اجتماع مع منظمي المؤتمر في مقر إستضافة المؤتمر وفي هذا الاجتماع تتم معاينة الإمكانيات ومدى استعداد المؤسسة للتنظيم وملائمة المقر للاستضافة كما يتم الاتفاق على الأمور الإدارية والمالية والتنظيمية وخلال أسبوع من الزيارة تقوم الجمعية بعمل تقرير مفصل يوضح مرئيات اللجنة وما تم الاتفاق عليه من أمور إدارية ومالية وتنظيمية وبعد موافقة مجلس الإدارة على التقرير يرسل صورة منه إلى المؤسسة المنظمة .
ثانيـاً : اللجنـة المشـرفه على المـؤتمرات :
1- رئيـس الجمعيـة أو الأمين العـام رئيسـاّ للجنـة.
2- رئيـس لجنة التنسيق مع رئيـس المـؤتمر.
3- الأعضـاء رؤسـاء المجاميع المتفرعة .
4- رئيـس التنسيق المـالي أمين المـال.
ثالثـاّ : الواجبات المطلوبة من رئيـس المـؤتمر:
1. يقوم رئيـس المـؤتمر بإعداد المكـان الذي سيعقد فيه المؤتمر ويفضل أن يقوم مندوبين من أعضاء مجلـس الإدارة لزيارة هذا الموقع إن لم يكـن معروفاّ أو اجريت فيه مـؤتمرات سـابقه.
2. يتعهـد رئيـس المـؤتمر بالإلتزام بقـواعد و انظمـة الجمعيـة
3. يعطى القسـم المنظم لهذا المـؤتمر 30% من فائض ميزانية المـؤتمر.
4. يقوم رئيس المؤتمر بإصـدار جميع الفيز للمـؤتمر.
5. يدعو رئيس الجمعية الشركات للمساهمـة في ميزانية المؤتمر ويسـاهم رئيس المؤتمر في هذه الدعوة.
6. يجب تشكيل اللجان التنظيمية والعلمية وغيرها بمعرفة الجمعية خلال الثلاثة الأشهر الأولى على أن ترشح الجمعية عضوا منها يكون أحد أعضاء اللجنة العلمية للمؤتمر ويقوم بالتنسيق بين الجمعية ومنظمي المؤتمر . كما يجب أن تحتوي اللجنة العلمية على أعضاء من المستشفيات الأخرى في مقر المؤتمر.
7. خلال شهر من انتهاء المؤتمر يقدم رئيس المؤتمر تقرير مفصل عن سير عملية تنظيم المؤتمر وحصر السلبيات والايجابيات التي واجهت اللجنة المنظمة مرفقا به إحصائيات المؤتمر وبيانات الحضور والمشاركين وعناوينهم حتى يتسنى للجمعية دراسة التقرير والاستفادة من الإحصائيات المرفقة.ويتم مناقشة هذا التقرير في مجلس الإدارة واتخاذ ما يجب تجاهه.
رابعــاً : اللجنـــة العلميـة :
1. أن تتكـون اللجنـة العلميـة من رئيـس اللجان العلميـة للجمعيـة أو من ينـوب عنـه، إضـافة الى أن يكون أحد أعضـاء كل مجمـوعة من المجمـوعات العلميـة ممثـلاّ في اللجنـة العلميـة للمـؤتمر وأن يكـون عـدد الأعضـاء الممثلين من الجمعيـة والمجـاميع العلميـة التـابعة لهـا ما يعـادل 50% من العدد الإجمـالي، إضـافة الى رئيـس اللجـان العلميـة في الجمعيـة أو من ينـوب عنـه.
2. تعقد الجمعية المؤتمر العلمي مرة كل سنة ويمكن عقد دورات وندوات تخصصية خلال أو خارج المؤتمر السنوي تحت اشراف الشؤون العلمية للجمعية
3. تشرك اللجنة العلمية للمؤتمر رؤساء المجموعات التخصصية للجمعية كل في اختصاصه وحسب البرنامج العلمي المتفق عليه ويمكن الاتفاق على تخويل المجموعة التخصصية لاقتراح البرنامج العلمي لذلك التخصص.
خـامسـاً : اللجنـة التنظيميـة :
1. مؤتمرات الجمعية عادة ما تقام في كل من المدن الرئيسيـة نظرا لوجود الإمكانيات المتاحة ويمكن عقد مؤتمر الجمعية في مدن أخرى على أن تتولى اللجنة العلمية للجمعية البرنامج العلمي وتتولى اللجنة المنظمة للمؤتمر أعمال المؤتمر تحت الإشراف اللصيق من قبل الجمعية
2. مؤتمرات الجمعية هي في الأصل سعودية ابتداء وعليه يجب تشجيع واستضافة المؤهلين والمميزين من السعوديين وحثهم على المشاركة الفعالة وفي نفس الوقت إعطاء الأطباء السعوديين كافة الفرص في المشاركة وحضور المؤتمر بالإضافة إلى دعم وتشجيع الأطباء تحت التدريب في المشاركة وحضور المؤتمر.
3. تقوم اللجنة المنظمة للمؤتمر بعمل ونشر الإعلان الأول خلال الثلاثة الأشهر الأولى بعد الموافقة الأولية تليها بعد ذلك الإعلانات الأخرى في حينها على أن يكون موقع الجمعية أول من يبث الإعلان.
4. يحوي حفل افتتاح المؤتمر كلمة الجمعية يلقيها رئيس الجمعية أو من ينوب عنه ويدعى ويكرم خلال الافتتاح رئيس المؤتمر السابق.
سـادساً : مسـؤوليـات الجمعيـة نحـو المـؤتمر:
1. تعمل الجمعية على جدولة مكان وزمان مؤتمرات الجمعية لسنوات ثلاث متتالية وتعمل على التنسيق المسبق لإعطاء وقت كاف للتحضير المبكر لمؤتمرات الجمعية.
2. تتولى الجمعية مخاطبة المؤسسات والشركات الداعمة للمؤتمر ويقدم جميع الدعم المالي باسم الجمعية ويودع في حسابها ويتم الصرف على فعاليات المؤتمر حسب ما اتفق عليه مع منظمي المؤتمر.
3. ممثلوا الجمعية لدى اللجنة العلمية للمؤتمر (أعضـاء اللجنة) يقومون بالمشاركة في إعداد البرنامج العلمي كما يقوم رئيس المؤتمر بعمل الإتصالات لدعوة واستضافة المتحدثين والمدعوين من داخل وخارج المملكة بلتنسيق مع الجمعيـة ويقوم بعرضها على مجلس إدارة الجمعية لأخذ الموافقة الإدارية والمالية.
4. وضع تفصيل لمدفوعات المتحدثين الأجانب ( تذكرة رجال أعمـال – فندق – هدايا – لا يعطى مبالغ ماليـة ) إضافة الى وضع خطاب موحـد لدعوة الأجانب وتحديد أعدادهم كحد أقصى ستة متحدثين عرب وأجـانب.
5. إبان انعقاد المؤتمر تعقد الجمعية اجتماع الجمعية العمومية والذي يجب أن يتضمنه برنامج المؤتمر وأخذ موافقة الجمعية على مكانه وزمانه حتى يتسنى للجمعية عقد اجتماع الجمعية العمومية بالصورة المناسبة.
6. يبعث رئيس الجمعية خطابات شكر للمؤسسة التي استضافت المؤتمر وكذلك لرئيس المؤتمر واللجان المشاركة في التنظيم وبعث ميدالية شكر وتقدير للمؤسسة التي استضافت المؤتمر.
7. لائحة تنظيم المؤتمرات العلمية للجمعية يجب أن تكون متاحة على موقع الجمعية وأن ترسل نسخة من اللائحة رسميا إلى جميع منظمي مؤتمرات الجمعية لأخذ العلم باللائحة والعمل بموجبها في تنظيم المؤتمر.
8. تلتـزم الجمعيـة بما يعادل 30% من فائض ميزانية المـؤتمـر للجهـة المنظمـة للمـؤتمر.
9. تقوم الجمعية و بالتنسيـق مع رئيـس المـؤتمر بالإلتزام بحجوزات المكان المقام فيه المـؤتمـر والفنـدق الذي سيقيم فيه المدعوين.
10. تسمح الجمعيـة للجهـة المنظمة للمـؤتمر بوضع شعـارها على ملصقـات وأوراق المـؤتمر الرسميـة .
11. للجمعية الحق في سحب الموافقة لتنظيم المؤتمر في حالة تعثر تنظيم المؤتمر لأي من الأسباب التي تراها الجمعية وذلك بعد مناقشة الموضوع في مجلس الإدارة وأخذ موافقته ويجب إخطار المؤسسة المنظمة خطيا وفي حينه.